Com a videoconferência, realizar reuniões com pessoas distantes se tornou mais simples.
Vamos imaginar uma empresa que possui muitos escritórios em locais diferentes, e que necessita com frequência realizar reuniões entre as equipes… o custo para reunir todos seria uma barreira para qualquer empresário. Com a videoconferência, isso se tornou uma preocupação a menos.
A videoconferência permite que pessoas de diferentes localidades consigam se reunir, ver uns aos outros e conversar em tempo real, mesmo sem estar presentes no mesmo ambiente.
Mas, o que é a tal videoconferência?
Videoconferência é exatamente o que o nome propõe: uma conferência por vídeo. Isso significa que duas ou mais pessoas conseguem se ver e conversar em tempo real.
Sua realização é muito simples, você só precisa de internet, de um dispositivo com câmera (notebook ou smartphone, por exemplo) e de uma plataforma que reúna os participantes.
Você sabia que a primeira videoconferência da história aconteceu em 1964, nos Estados Unidos? E hoje, nesse período de mudanças, as empresas vem se flexibilizando e adotando um novo modelo de trabalho, e com o home office em alta, as videoconferências se tornaram indispensáveis.
Como preparar e conduzir uma reunião por videoconferência
Da mesma forma que uma reunião presencial precisa de uma preparação a reunião online também precisa.
1- Chegue 15 minutos antes para já testar os equipamento
2- Nada de pijamas, se arrumem como se fossem ao trabalho, mantendo o profissionalismo.
3- Combine antes com os participantes as regras do momento de cada um falar.
4- Definir e comunicar antecipadamente a pauta a todos os participantes.
5- Definir quem serão os participantes que estão envolvidos e que realmente precisam debater o assunto.
6- Se o tema for polêmico e for gerar algumas discussões, se antecipe, e já prepare bons argumentos e o contraponto. (Exemplo: pense “vou trazer esse assunto, mas o que as pessoas podem trazer de resistências e objeções?”)
7- Deixar as reuniões para situações mais sérias, quando é preciso passar uma orientação mais profunda, ouvir feedback sobre determinado assunto e tomar decisões a partir do que o grupo pensa.
Como se comunicar bem em reuniões de videoconferências
1- Iniciar com quebra gelo: ou seja, falar de algo leve, para criar uma conexão com todos envolvidos e gerar um clima mais favorável para troca de ideias.
2- Controlar o tom de voz: não falar muito baixo ou muito alto.
3- Controlar a velocidade das palavras: se falar muito rápido corre-se o risco de ninguém te entender, e se falar muito devagar, pausadamente, pode ficar cansativo.
4- Falar de forma objetiva.
5- Falar com clareza.
6- Use a linguagem corporal: observe se você não está se movimentando demais ou de menos no vídeo.
7- Tomar cuidado com suas expressões: tem pessoas expressivas que demonstram muita alegria ou que mostram na cara que não gostou de algo. Lembre-se, as expressões também falam por nós.
8- Evite assuntos que não sejam temas da reunião.
9- Escute com atenção quando alguém estiver falando, de forma atenta e focada. Pense junto com a pessoa, tem que ser uma escuta consciente, não fique ouvindo procurando uma contra resposta.
10- Não interrompa quem está falando, faça anotações de palavras chaves para quando chegar a sua vez você saber o que vai falar.
11- Mantenha o foco no vídeo.
12- Se enquadre na câmera, para todos te verem com clareza.
13- Ao finalizar, nunca termine dizendo “entenderam?”, pois todos irão dizer que entenderam. O ideal é fechar com perguntas abertas para as pessoas. Exemplo: “João o que você achou sobre o assunto que conversamos aqui? …. Como você vai lidar com essa mudança de agora em diante?”
14- Faça com que os participantes tragam seu ponto de vista ou confirmação. Isso demonstrará que todos estão atentos ao assunto, evitando problemas futuros.
Conheça as plataformas mais usadas, e gratuitas para realizar videoconferência
- Skype
- Zoom Meetings
- Google Hangouts
- Messenger
- ezTalks
- Appear.in
- 24sessions
Gostou? Espero que esse artigo te ajude a fazer uma videoconferência com sucesso.
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